Cụ thể, theo khoản 1 Điều 11 Quy chế ban hành kèm Quyết định 43/2026/QĐ-TTg, văn bản điện tử được ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy.
Đồng thời, văn bản này được luân chuyển qua Trục liên thông văn bản quốc gia để thay thế cho việc gửi, nhận văn bản giấy, trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác.
Như vậy, không phải từ ngày 01/11/2026, tất cả văn bản giấy đều bị loại bỏ. Việc thay thế được đặt trong phạm vi gửi, nhận văn bản qua Trục liên thông văn bản quốc gia, với điều kiện văn bản điện tử phải được ký số đúng quy định.
Đây là cơ sở quan trọng để quá trình trao đổi văn bản trên môi trường điện tử được thực hiện xuyên suốt mà không nhất thiết phải gửi kèm bản giấy trong các trường hợp thuộc phạm vi áp dụng.
Ảnh minh họa. Nguồn: Internet.
Quyết định 43/2026/QĐ-TTg cũng hướng tới việc gửi, nhận văn bản hoàn toàn trên môi trường điện tử, trong đó chữ ký số là một trong những yếu tố bảo đảm giá trị pháp lý của văn bản.
Đáng chú ý đó là đề cập đến văn bản điện tử toàn trình là văn bản được tạo lập, ký số, phát hành, gửi và nhận hoàn toàn trên môi trường điện tử, không sử dụng song song văn bản giấy.
Theo quy định, việc gửi, nhận văn bản điện tử qua Trục liên thông phải đảm bảo các yêu cầu về xác thực, an toàn và khả năng kiểm tra trong quá trình trao đổi. Hệ thống thực hiện kiểm tra trạng thái ký số; trường hợp văn bản chưa được ký số hoặc chữ ký số không hợp lệ, hệ thống có thể cảnh báo để đơn vị gửi xử lý.
Do đó, việc ứng dụng chữ ký số không đơn thuần là đưa hình ảnh chữ ký lên một tệp điện tử. Chữ ký số gắn với quá trình xác thực chủ thể ký, kiểm tra tính toàn vẹn của dữ liệu và hỗ trợ bảo đảm giá trị pháp lý của văn bản trong quá trình giao dịch điện tử.
Quy định mới cũng thể hiện định hướng ưu tiên văn bản điện tử toàn trình, hạn chế việc tạo văn bản giấy rồi scan để gửi dưới dạng điện tử. Thay vào đó, toàn bộ quy trình từ tạo lập, ký, phát hành đến gửi và nhận văn bản được thực hiện trực tiếp trên môi trường số.
Cũng theo Quy chế ban hành kèm Quyết định 43/2026/QĐ-TTg, Văn phòng Chính phủ có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc các cơ quan, tổ chức thực hiện ký số đối với văn bản được gửi, nhận qua hệ thống. Các cơ quan, tổ chức gửi hoặc nhận văn bản điện tử phải lưu trữ và bảo đảm giá trị pháp lý của văn bản trong suốt quá trình lưu trữ theo pháp luật về lưu trữ.
Ngoài ra, tại khoản 5 Điều 5 Quy chế ban hành kèm Quyết định 43/2026/QĐ-TTg cũng quy định, việc gửi, nhận văn bản điện tử toàn trình được ưu tiên thực hiện. Đây là văn bản được tạo lập, ký số, phát hành, gửi và nhận hoàn toàn trên môi trường điện tử, không sử dụng song song văn bản giấy và không phải bản được số hóa từ giấy bằng thiết bị quét.
