Số hóa văn bằng, chứng chỉ: Đột phá trong quản lý

Tạo thuận lợi cho nhiều bên

Bộ GD&ĐT vừa ban hành Thông tư số 10/2026/TT-BGDĐT (Thông tư 10), ban hành Quy chế văn bằng, chứng chỉ của hệ thống giáo dục quốc dân, có hiệu lực thi hành từ ngày 15/4. Đáng chú ý, văn bản này đã thể chế hóa chủ trương chuyển đổi số toàn diện trong giáo dục và đào tạo, đặc biệt trong công tác quản lý văn bằng, chứng chỉ.

Cụ thể, quy chế mới bổ sung khái niệm văn bằng, chứng chỉ số; quy định việc cấp, lưu trữ, xử lý; cấp bản sao, chỉnh sửa, thu hồi, hủy bỏ văn bằng, chứng chỉ số. Theo quy định, văn bằng, chứng chỉ giấy và văn bằng, chứng chỉ số có giá trị pháp lý như nhau.

Cũng theo Thông tư 10, Bộ GD&ĐT sẽ xây dựng cơ sở dữ liệu văn bằng, chứng chỉ dùng chung toàn quốc để phục vụ việc cấp văn bằng, chứng chỉ số, lưu trữ dữ liệu đã cấp và công khai thông tin về việc cấp văn bằng, chứng chỉ. Ngoài ra, tại khoản 3 Điều 21 Quy chế ban hành kèm theo Thông tư 10 cũng quy định, thông tin tra cứu từ cơ sở dữ liệu về văn bằng, chứng chỉ hoặc hiển thị trên ứng dụng VNeID được sử dụng để xác minh văn bằng, chứng chỉ, thay cho việc cơ quan quản lý sổ gốc phải xác minh bằng văn bản.

Các thủ tục liên quan đến văn bằng được quy định theo hướng cắt giảm giấy tờ, tăng cường khai thác và chia sẻ dữ liệu từ các cơ sở dữ liệu liên quan; ưu tiên giải quyết trên môi trường điện tử; không yêu cầu người dân cung cấp lại thông tin đã có trên các hệ thống dữ liệu của cơ quan Nhà nước.

Đối với người học, văn bằng số sẽ được cấp trong vòng 5 ngày sau khi có quyết định công nhận tốt nghiệp. Bày tỏ sự ủng hộ với chủ trương này, Trương Nguyễn Thanh Tuyền (sinh viên Trường Đại học Luật TPHCM) cho biết, với văn bằng số được cấp nhanh, sinh viên có thể nộp hồ sơ trực tuyến để tìm kiếm việc làm với đầy đủ văn bằng, chứng chỉ. “Điều này giúp mình tăng cơ hội việc làm sau khi tốt nghiệp, không lo thiếu hồ sơ”, Tuyền chia sẻ.

Theo các chuyên gia giáo dục, văn bằng số mang lại nhiều tiện ích cho cả sinh viên và nhà tuyển dụng. Đối với sinh viên, hình thức này giúp lưu trữ an toàn, tránh mất mát hoặc hư hỏng như bản giấy, đồng thời dễ dàng chia sẻ khi nộp hồ sơ trực tuyến cho nhà tuyển dụng. Ngoài ra, thông tin văn bằng được xác thực minh bạch qua hệ thống của nhà trường, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí do không cần công chứng hay gửi bản cứng.

Đối với nhà tuyển dụng, văn bằng số cho phép kiểm tra nhanh độ xác thực của bằng cấp thông qua hệ thống trực tuyến, từ đó nâng cao độ tin cậy, giảm nguy cơ tuyển dụng nhầm người sử dụng bằng giả, đồng thời hỗ trợ số hóa quy trình tuyển dụng.

Sinh viên Trường Cao đẳng Công nghệ cao Đồng An trong lễ tốt nghiệp. Ảnh: DAP

Cần thực hiện theo lộ trình

Ở góc độ nhà trường, ThS Thân Thanh Thanh - Phó Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Công nghệ cao Đồng An (TPHCM), đánh giá Thông tư 10 là bước chuyển quan trọng trong tiến trình chuyển đổi số của ngành Giáo dục, đặc biệt trong quản lý văn bằng, chứng chỉ.

Theo ThS Thanh, mỗi năm nhà trường xử lý số lượng lớn văn bằng, nên việc quản lý văn bằng số sẽ giúp rút ngắn thời gian cấp phát, giảm áp lực hành chính và nâng cao tính minh bạch khi các đơn vị có thể xác minh trực tuyến. Hiện nay, Trường Cao đẳng Công nghệ cao Đồng An đã triển khai số hóa ở một số khâu như quản lý điểm, hồ sơ học sinh. Tuy nhiên, việc số hóa văn bằng, chứng chỉ mới ở giai đoạn chuẩn bị chuyển đổi, chưa hình thành hệ thống số hoàn chỉnh.

Do đó, lãnh đạo nhà trường cho rằng, để triển khai số hóa văn bằng, chứng chỉ, yếu tố rất quan trọng là phải bảo đảm tính thống nhất, đồng bộ và được công nhận rộng rãi trên phạm vi toàn quốc. Theo ThS Thân Thanh Thanh, văn bằng số cần được thừa nhận có giá trị pháp lý tương đương trên toàn quốc, trong mọi lĩnh vực như tuyển dụng, học tiếp, thi tuyển công chức… Nếu văn bằng số chỉ được triển khai về mặt kỹ thuật mà không có sự công nhận thống nhất giữa các bộ, ngành, địa phương và cả khối doanh nghiệp thì hiệu quả sẽ chưa cao.

Bà cho rằng, các cơ quan quản lý giáo dục và các đơn vị liên quan cần có cơ chế giám sát và chế tài để tránh tình trạng mỗi nơi áp dụng một kiểu, dẫn đến việc người học vẫn phải quay lại sử dụng bản giấy. “Chúng tôi hoàn toàn ủng hộ chủ trương này, nhưng để phát huy hiệu quả thực sự, yếu tố then chốt không chỉ là công nghệ, mà còn cần sự đồng bộ trong thực thi và thay đổi thói quen quản lý trên toàn hệ thống”, ThS Thanh nói.

Về mặt kỹ thuật, theo ThS Thân Thanh Thanh, khi triển khai văn bằng số, nhà trường cần được hỗ trợ xây dựng hoặc tích hợp hệ thống quản lý văn bằng số dùng chung, tránh tình trạng mỗi trường tự phát triển gây tốn kém và thiếu đồng bộ. Về chuẩn dữ liệu, cần có quy định thống nhất về cấu trúc dữ liệu, mã định danh văn bằng, chuẩn ký số… để bảo đảm khi kết nối lên hệ thống của Bộ GD&ĐT, dữ liệu không bị sai lệch.

Về nhân sự, ThS Thanh cho rằng đội ngũ văn thư, đào tạo tại trường hiện chưa được đào tạo chuyên sâu về công nghệ. Vì vậy, rất cần các chương trình tập huấn chuyên sâu, thậm chí có bộ phận hỗ trợ kỹ thuật trong giai đoạn đầu triển khai, từ các bước tạo lập, ký số, cấp phát đến chỉnh sửa, thu hồi văn bằng số để tránh sai sót pháp lý.

“Hệ thống quản lý văn bằng số cần có cơ chế bảo mật nhiều lớp, đồng thời phân quyền rõ ràng giữa các bộ phận để tránh rò rỉ hoặc bị khai thác trái phép. Chúng tôi cho rằng nên có lộ trình triển khai theo từng giai đoạn từ thí điểm - mở rộng - đồng bộ toàn quốc để các trường có thời gian thích ứng”, ThS Thanh nói.

Ông Nguyễn Mạnh Cường - Trưởng phòng Đào tạo, Trường Đại học Quản lý và Công nghệ TPHCM, cho rằng văn bằng, chứng chỉ số là một khái niệm mới và cần có thời gian, lộ trình để các trường tổ chức thực hiện. Mặt khác, để việc sử dụng văn bằng, chứng chỉ số đạt hiệu quả, ông Cường đề xuất Bộ GD&ĐT cần truyền thông rộng rãi trong thời gian dài để xã hội nhận biết và chấp nhận hình thức này tương tự như văn bằng giấy truyền thống.