Bài viết phân tích các quy định của Luật Doanh nghiệp, Luật Kế toán, Luật Quản lý thuế và pháp luật xử lý vi phạm hành chính, từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm bảo đảm hài hòa giữa yêu cầu quản lý nhà nước và quyền, lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp.
Khi doanh nghiệp muốn kết thúc nhưng thủ tục giải thể trở thành một hành trình không có điểm dừng
Trong quá trình hoạt động của nền kinh tế, không phải doanh nghiệp nào được thành lập cũng có thể duy trì hoạt động lâu dài. Có những doanh nghiệp được thành lập từ năm 2013, 2014, 2015, sau một thời gian kinh doanh không hiệu quả đã ngừng hoạt động, không còn phát sinh giao dịch, không còn nhân sự, địa điểm kinh doanh đã thay đổi hoặc chấm dứt sử dụng. Người đại diện theo pháp luật, kế toán và những người trực tiếp quản lý doanh nghiệp cũng có thể đã thay đổi nhiều lần.
Sau nhiều năm, khi chủ sở hữu có nhu cầu thực hiện thủ tục giải thể, một thực tế thường xuất hiện là hồ sơ kế toán không còn đầy đủ; chứng từ bị thất lạc; dữ liệu giao dịch không được bàn giao; nhiều kỳ khai thuế chưa được thực hiện hoặc chưa được xác nhận hoàn thành. Doanh nghiệp vì thế đứng trước một nghịch lý: không còn hoạt động kinh tế thực chất nhưng vẫn tồn tại về mặt pháp lý; muốn chấm dứt tư cách pháp nhân thì phải giải quyết những nghĩa vụ và hồ sơ còn tồn đọng, trong khi chính việc thiếu tài liệu lại khiến quá trình khắc phục trở nên khó khăn.
Cần khẳng định ngay rằng pháp luật không cho phép doanh nghiệp lấy lý do ngừng hoạt động hoặc mất chứng từ để trốn tránh nghĩa vụ thuế, nghĩa vụ tài sản và trách nhiệm pháp lý. Tuy nhiên, cũng không có cơ sở để xem việc thiếu tài liệu kế toán là một căn cứ độc lập, đương nhiên làm mất quyền giải thể doanh nghiệp vô thời hạn.
Vấn đề cần được tiếp cận trên ba phương diện độc lập nhưng có quan hệ chặt chẽ: điều kiện giải thể; trách nhiệm kế toán và thuế; thời hiệu xử lý vi phạm hành chính. Việc không phân biệt ba nhóm vấn đề này có thể dẫn đến tình trạng áp dụng pháp luật thiếu thống nhất, thậm chí làm phát sinh những yêu cầu hành chính vượt quá phạm vi nghĩa vụ mà pháp luật quy định.
Ảnh minh hoạ. Nguồn: Internet.
Mất tài liệu kế toán không phải là căn cứ độc lập để từ chối quyền giải thể doanh nghiệp
- Điều kiện giải thể được xác định theo Luật Doanh nghiệp:
Điều 207 Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14, được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 76/2025/QH15, quy định các trường hợp và điều kiện giải thể doanh nghiệp. Theo khoản 1 Điều 207, doanh nghiệp được giải thể trong những trường hợp luật định, trong đó có trường hợp theo quyết định của chủ doanh nghiệp hoặc cơ quan quản trị có thẩm quyền của doanh nghiệp. Khoản 2 Điều 207 quy định hai điều kiện cơ bản: doanh nghiệp phải bảo đảm thanh toán hết các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác; đồng thời không đang trong quá trình giải quyết tranh chấp tại Tòa án hoặc Trọng tài. Đây là những điều kiện pháp lý cốt lõi để xác định khả năng giải thể doanh nghiệp. Từ quy định này có thể thấy, pháp luật không liệt kê việc mất hóa đơn, chứng từ, sổ sách kế toán hoặc không còn nhân sự kế toán là một căn cứ độc lập để cấm giải thể.
Tuy nhiên, cần tránh cách hiểu ngược lại rằng chỉ cần không có tranh chấp và không có tài sản thì doanh nghiệp đương nhiên được giải thể. Nếu doanh nghiệp còn khoản nợ thuế, nợ người lao động, nợ bảo hiểm xã hội hoặc nghĩa vụ tài sản khác chưa được thanh toán thì vẫn chưa đáp ứng đầy đủ điều kiện tại khoản 2 Điều 207. Trong trường hợp doanh nghiệp thực sự mất khả năng thanh toán các khoản nợ đến hạn, cần xem xét cơ chế phá sản theo pháp luật về phục hồi, phá sản thay vì sử dụng thủ tục giải thể tự nguyện để thay thế.
- Trách nhiệm khôi phục tài liệu kế toán phải được thực hiện nhưng không thể bị đồng nhất với điều kiện giải thể:
Điều 41 Luật Kế toán số 88/2015/QH13 quy định trách nhiệm bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán. Theo đó, tài liệu kế toán phải được bảo quản đầy đủ, an toàn; người đại diện theo pháp luật chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản và lưu trữ.
Đáng chú ý, Điều 42 Luật Kế toán quy định cụ thể trách nhiệm của đơn vị kế toán khi phát hiện tài liệu bị mất hoặc bị hủy hoại. Theo đó, đơn vị kế toán phải kiểm tra, xác định và lập biên bản về số lượng, hiện trạng, nguyên nhân mất hoặc hủy hoại tài liệu; thông báo cho tổ chức, cá nhân có liên quan và cơ quan nhà nước có thẩm quyền; tổ chức phục hồi tài liệu bị hư hỏng; liên hệ với các tổ chức, cá nhân có giao dịch liên quan để sao chụp hoặc xác nhận lại tài liệu; kiểm kê tài sản và lập lại tài liệu kế toán trong trường hợp cần thiết. Như vậy, trách nhiệm của doanh nghiệp không dừng ở việc giải trình rằng hồ sơ đã thất lạc. Doanh nghiệp phải chủ động thực hiện những biện pháp khắc phục theo quy định.
Tuy nhiên, cũng cần phân biệt giữa nghĩa vụ khôi phục tài liệu kế toán và nghĩa vụ hoàn thành hồ sơ đăng ký giải thể. Không thể chỉ dựa trên việc doanh nghiệp không còn bản gốc của một số chứng từ để mặc nhiên kết luận rằng doanh nghiệp không thể thực hiện thủ tục giải thể. Cơ quan có thẩm quyền cần xác định cụ thể loại tài liệu còn thiếu, khả năng phục hồi, nghĩa vụ liên quan và hậu quả pháp lý của từng vi phạm.
Một chứng từ bị mất có thể làm phát sinh trách nhiệm kế toán, nhưng không đương nhiên chứng minh doanh nghiệp còn nợ thuế hoặc có nghĩa vụ tài sản chưa thanh toán. Đây là sự phân biệt có ý nghĩa quan trọng trong thực tiễn áp dụng pháp luật.
Thời hiệu xử phạt vi phạm thuế: Giới hạn pháp lý không thể bị bỏ qua
- Quy định hiện hành về thời hiệu xử phạt:
Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 được Quốc hội thông qua ngày 10/12/2025 và có hiệu lực từ ngày 01/7/2026.
Tại khoản 7 Điều 44, Luật quy định thời hiệu xử phạt đối với hành vi vi phạm thủ tục thuế là 02 năm; thời hiệu xử phạt đối với hành vi trốn thuế chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự và hành vi khai sai dẫn đến thiếu số tiền thuế phải nộp hoặc tăng số tiền thuế được miễn, giảm, hoàn, không thu là 05 năm.
Thời điểm tính thời hiệu xử phạt được xác định theo pháp luật về xử lý vi phạm hành chính. Quy định này đặt ra yêu cầu bắt buộc đối với cơ quan có thẩm quyền: trước khi ban hành quyết định xử phạt, phải xác định chính xác hành vi vi phạm, thời điểm hành vi được thực hiện hoặc chấm dứt, tính chất hành vi và thời hiệu tương ứng.
Không thể chỉ căn cứ vào thời điểm phát hiện vi phạm để mặc nhiên xác định rằng mọi hành vi cũ đều còn thời hiệu xử phạt.
- Phải phân biệt hành vi vi phạm đã kết thúc và hành vi đang được thực hiện:
Điểm b khoản 1 Điều 6 Luật Xử lý vi phạm hành chính số 15/2012/QH13, đã được sửa đổi, bổ sung, trong đó có Luật số 88/2025/QH15, quy định: đối với vi phạm hành chính đã kết thúc, thời hiệu được tính từ thời điểm chấm dứt hành vi vi phạm; đối với vi phạm hành chính đang được thực hiện, thời hiệu được tính từ thời điểm phát hiện hành vi vi phạm.
Đây là nguyên tắc đặc biệt quan trọng khi xử lý những doanh nghiệp đã ngừng hoạt động nhiều năm. Chẳng hạn, việc nộp chậm một hồ sơ khai thuế đã được thực hiện sau thời hạn quy định và việc không nộp hồ sơ khai thuế trong khi nghĩa vụ nộp vẫn chưa được thực hiện không nhất thiết có cùng cách xác định thời điểm chấm dứt hành vi.
Cơ quan xử lý phải đối chiếu quy định chuyên ngành, xác định hành vi thuộc trường hợp đã kết thúc hay đang được thực hiện, không thể gom tất cả các kỳ kê khai bị bỏ sót thành một nhóm vi phạm có cùng thời điểm tính thời hiệu.
Đối với hành vi vi phạm thuế, cần đối chiếu thêm Điều 8 Nghị định 125/2020/NĐ-CP trong phạm vi còn phù hợp với Luật Quản lý thuế hiện hành và các quy định sửa đổi, bổ sung. Đối với hành vi vi phạm về kế toán, Điều 3 Nghị định 41/2018/NĐ-CP quy định thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán là 02 năm.
Việc một doanh nghiệp ngừng hoạt động từ năm 2015 không tự động làm cho mọi vi phạm đều hết thời hiệu; nhưng cũng không cho phép cơ quan quản lý bỏ qua giới hạn thời hiệu và xử phạt mà không xác định thời điểm.
- Nên xem xét quy định chuyển tiếp khi xử lý hành vi phát sinh trước ngày 01/7/2026:
Một vấn đề không thể bỏ qua là doanh nghiệp được đề cập thường có các vi phạm phát sinh từ nhiều năm trước, trong khi Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 mới có hiệu lực từ ngày 01/7/2026.
Do đó, việc xử lý phải xem xét quy định chuyển tiếp tại Điều 53 của Luật này, đồng thời áp dụng nguyên tắc về hiệu lực theo thời gian của pháp luật xử lý vi phạm hành chính.
Cụ thể, khoản 3 Điều 52 Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 quy định Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 hết hiệu lực từ ngày Luật mới có hiệu lực, trừ những trường hợp được bảo lưu tại Điều 53. Khoản 3 Điều 53 quy định các cuộc kiểm tra có quyết định kiểm tra được ban hành trước ngày Luật mới có hiệu lực nhưng chưa có kết luận hoặc quyết định xử lý thì tiếp tục thực hiện theo Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14.
Vì vậy, đối với một hồ sơ cụ thể, không thể chỉ lấy quy định mới rồi áp dụng hồi tố một cách cơ học cho toàn bộ vi phạm trong quá khứ. Phải xác định thời điểm thực hiện hành vi, thời điểm phát hiện, tình trạng xử lý và quy định chuyển tiếp tương ứng.
Nghị định 310/2025/NĐ-CP cũng có quy định chuyển tiếp riêng đối với hành vi vi phạm thuế, hóa đơn phát sinh trước ngày Nghị định có hiệu lực. Do đó, khi xem xét hồ sơ có vi phạm thuộc nhiều giai đoạn, cần áp dụng đúng quy định chuyển tiếp, không thể mặc nhiên sử dụng quy định mới cho mọi hành vi đã kết thúc trước thời điểm đó.
- Nhiều kỳ khai thuế chưa nộp không đồng nghĩa với việc được cộng dồn tiền phạt một cách cơ học:
Một trong những vướng mắc thường gặp là doanh nghiệp còn thiếu nhiều hồ sơ khai thuế của nhiều kỳ tính thuế. Nếu áp dụng cách tính đơn giản, mỗi tờ khai thiếu được coi là một vi phạm độc lập và nhân với mức phạt tương ứng, tổng số tiền xử phạt có thể trở thành gánh nặng rất lớn.
Tuy nhiên, pháp luật đã có quy định về nguyên tắc xử lý nhiều hành vi vi phạm trong cùng một thời điểm. Khoản 3 Điều 5 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 310/2025/NĐ-CP, quy định trường hợp cùng một ngày người nộp thuế chậm nộp nhiều hồ sơ khai thuế của cùng một sắc thuế thì chỉ bị xử phạt về một hành vi chậm nộp hồ sơ khai thuế có khung phạt tiền cao nhất. Trường hợp trong số hồ sơ chậm nộp có hồ sơ thuộc hành vi trốn thuế thì phải tách riêng để xử phạt theo quy định.
Quy định này có ý nghĩa thực tiễn lớn đối với những doanh nghiệp thực hiện khắc phục nhiều kỳ kê khai cùng lúc. Tuy nhiên, cần hiểu đúng phạm vi áp dụng: không phải cứ nộp nhiều tờ khai vào cùng một ngày thì đương nhiên chỉ chịu một khoản phạt trong mọi trường hợp.
Điều kiện áp dụng phải được xác định theo đúng quy định, bao gồm cùng thời điểm, cùng sắc thuế và bản chất hành vi vi phạm. Ngoài ra, phải phân biệt giữa chậm nộp hồ sơ khai thuế, không nộp hồ sơ khai thuế, khai sai dẫn đến thiếu thuế và trốn thuế. Những hành vi này có cấu thành và hậu quả pháp lý khác nhau.
Điểm b khoản 3 Điều 5 Nghị định 125/2020/NĐ-CP đã được sửa đổi bởi Nghị định 310/2025/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 16/01/2026. Vì vậy, khi xem xét hồ sơ có vi phạm thuộc nhiều giai đoạn, cần áp dụng đúng quy định chuyển tiếp.
Trách nhiệm khi mất tài liệu kế toán và giới hạn xử phạt
- Nên xác định đúng thời hạn lưu trữ của từng loại tài liệu:
Theo khoản 5 Điều 41 Luật Kế toán năm 2015, tài liệu kế toán được phân thành các nhóm thời hạn lưu trữ cơ bản: tối thiểu 05 năm đối với tài liệu kế toán phục vụ quản lý, điều hành, không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính; tối thiểu 10 năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác; lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.
Điều 37, Điều 38 và Điều 39 Nghị định 174/2016/NĐ-CP quy định cụ thể các nhóm tài liệu kế toán phải lưu trữ tương ứng. Đáng chú ý, Điều 38 Nghị định này quy định tài liệu kế toán liên quan đến việc thành lập, chia, tách, sáp nhập và chấm dứt hoạt động của đơn vị kế toán thuộc nhóm tài liệu phải lưu trữ tối thiểu 10 năm.
Không thể chỉ nhìn vào thời điểm doanh nghiệp ngừng kinh doanh để xác định tài liệu đã hết hạn lưu trữ hay chưa. Phải xác định thời điểm bắt đầu tính thời hạn lưu trữ theo Điều 41 Nghị định 174/2016/NĐ-CP, loại tài liệu và quy định áp dụng tương ứng.
Việc hết thời hạn lưu trữ cũng không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp được tùy tiện tiêu hủy tài liệu. Việc tiêu hủy phải tuân thủ Điều 42 và Điều 43 Nghị định 174/2016/NĐ-CP, bao gồm quyết định của người đại diện theo pháp luật, thành lập hội đồng tiêu hủy, kiểm kê, lập danh mục và biên bản tiêu hủy theo quy định.
- Mức xử phạt phải được xác định theo đúng hành vi:
Điều 15 Nghị định 41/2018/NĐ-CP quy định xử phạt hành vi vi phạm về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán. Theo khoản 2 Điều này, hành vi bảo quản tài liệu không an toàn, để hư hỏng, mất mát trong thời hạn lưu trữ hoặc không tổ chức kiểm kê, phân loại, phục hồi tài liệu bị mất mát, hủy hoại có thể bị phạt tiền từ 5 triệu đồng đến 10 triệu đồng đối với cá nhân.
Theo quy định về mức phạt đối với tổ chức tại Điều 6 Nghị định 41/2018/NĐ-CP, mức phạt đối với tổ chức bằng hai lần mức phạt đối với cá nhân đối với những hành vi được liệt kê tại khoản 1 Điều 6. Do đó, đối với doanh nghiệp, mức phạt tương ứng có thể là từ 10 triệu đồng đến 20 triệu đồng. Trong khi đó, khoản 3 Điều 15 quy định mức phạt từ 10 triệu đồng đến 20 triệu đồng đối với cá nhân đối với hành vi hủy bỏ tài liệu kế toán khi chưa hết thời hạn lưu trữ hoặc tiêu hủy không đúng quy định. Mức phạt đối với tổ chức trong trường hợp này được xác định theo nguyên tắc nhân đôi.
Điểm cần nhấn mạnh là mất tài liệu, không phục hồi tài liệu và cố ý tiêu hủy tài liệu trước thời hạn là những hành vi có tính chất khác nhau. Cơ quan có thẩm quyền phải chứng minh được hành vi cụ thể, chủ thể chịu trách nhiệm, thời điểm thực hiện và các yếu tố liên quan trước khi ra quyết định xử phạt. Không thể mặc nhiên suy luận rằng doanh nghiệp hiện không còn chứng từ thì đương nhiên đã có hành vi cố ý tiêu hủy tài liệu.
- Thời hiệu xử phạt vi phạm kế toán cũng phải được tôn trọng:
Khoản 1 Điều 3 Nghị định 41/2018/NĐ-CP quy định thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán là 02 năm. Việc xác định thời hiệu phải kết hợp với Điều 6 Luật Xử lý vi phạm hành chính và các quy định hướng dẫn về xác định hành vi đã kết thúc hoặc đang được thực hiện.
Đối với hành vi để mất tài liệu kế toán từ nhiều năm trước, cơ quan xử lý không thể chỉ dựa vào việc hiện tại không tìm thấy chứng từ để kết luận thời hiệu vẫn còn. Phải xác định chính xác thời điểm xảy ra hành vi, thời điểm chấm dứt, nghĩa vụ phục hồi còn phải thực hiện và tính chất pháp lý của hành vi bị xem xét.
Hết thời hiệu xử phạt không đồng nghĩa với hết nghĩa vụ thuế: Cần phân biệt nghĩa vụ thuế, tiền chậm nộp và nợ thuế
Đây là vấn đề cần được phân tích thận trọng nhất. Khoản 8 Điều 44 Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 quy định, khi đã quá thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính về quản lý thuế, người nộp thuế không bị xử phạt nhưng vẫn phải nộp đủ số tiền thuế thiếu, tiền thuế trốn, số tiền thuế được miễn, giảm, hoàn, không thu không đúng và tiền chậm nộp trong thời hạn 10 năm trở về trước kể từ ngày phát hiện hành vi vi phạm. Đối với người nộp thuế không đăng ký thuế, Luật quy định phải nộp các khoản tương ứng cho toàn bộ thời gian trở về trước kể từ ngày phát hiện hành vi vi phạm.
Quy định này thể hiện sự phân định giữa hai chế định pháp lý: trách nhiệm hành chính đối với hành vi vi phạm, chịu sự giới hạn của thời hiệu xử phạt; và nghĩa vụ tài chính đối với ngân sách nhà nước, được xử lý theo quy định về nghĩa vụ thuế và phạm vi thời gian luật định. Do đó, doanh nghiệp không thể viện dẫn việc hết thời hiệu xử phạt để yêu cầu xóa toàn bộ nghĩa vụ thuế còn tồn tại. Ngược lại, cơ quan quản lý cũng không thể lấy việc doanh nghiệp còn nghĩa vụ thuế để tiếp tục áp dụng hình thức xử phạt khi thời hiệu đã hết.
Cũng cần phân biệt quy định về giới hạn 10 năm tại khoản 8 Điều 44 với quy định xóa tiền thuế nợ tại Điều 21 Luật Quản lý thuế. Theo điểm c khoản 1 Điều 21, một trong những trường hợp được xem xét xóa tiền thuế nợ là khoản nợ đã quá 10 năm kể từ ngày hết thời hạn nộp, cơ quan quản lý thuế đã áp dụng biện pháp cưỡng chế theo quy định và khoản nợ không có khả năng thu hồi. Như vậy, hết 10 năm không làm phát sinh cơ chế tự động xóa nợ. Doanh nghiệp phải đáp ứng đầy đủ điều kiện luật định và được cơ quan có thẩm quyền thực hiện thủ tục xóa nợ.
Đối với các khoản nợ thuế phát sinh trước ngày 01/7/2026, khoản 2 Điều 53 Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 quy định các khoản tiền thuế nợ đến hết ngày 30/6/2026 được xử lý theo Luật mới. Đây là căn cứ quan trọng để xem xét những khoản nợ thuế tồn đọng của doanh nghiệp đã ngừng hoạt động từ nhiều năm trước.
Trình tự giải thể và trách nhiệm phối hợp của cơ quan thuế theo quy định mới
Một nội dung cần được quan tâm là thủ tục đăng ký giải thể doanh nghiệp hiện nay đã được quy định cụ thể tại Điều 64 Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Theo đó, sau khi doanh nghiệp thông qua nghị quyết hoặc quyết định giải thể, cơ quan đăng ký kinh doanh thực hiện các bước công khai tình trạng đang làm thủ tục giải thể và gửi thông tin cho cơ quan thuế, cơ quan thi hành án dân sự theo quy định. Sau khi doanh nghiệp thanh toán hết các khoản nợ và hoàn thành các thủ tục cần thiết, hồ sơ đăng ký giải thể được gửi đến cơ quan đăng ký kinh doanh.
Đáng chú ý, Điều 64 quy định cơ chế trao đổi thông tin giữa cơ quan đăng ký kinh doanh và cơ quan thuế, trong đó có thời hạn để cơ quan thuế phản hồi về việc hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế. Cơ quan đăng ký kinh doanh xử lý hồ sơ đăng ký giải thể theo thời hạn và điều kiện được quy định tại điều này.
Ngoài ra, Điều 64 còn quy định cơ chế xử lý sau thời hạn 180 ngày kể từ ngày cơ quan đăng ký kinh doanh nhận được nghị quyết hoặc quyết định giải thể, nếu không nhận được hồ sơ đăng ký giải thể và ý kiến phản đối bằng văn bản của cơ quan quản lý thuế hoặc tổ chức, cá nhân có liên quan. Các quy định này cho thấy pháp luật đã thiết lập cơ chế phối hợp và thời hạn xử lý giữa cơ quan đăng ký kinh doanh với cơ quan thuế, thay vì để thủ tục giải thể hoàn toàn phụ thuộc vào một quy trình không có giới hạn thời gian.
Tuy nhiên, cần phân biệt rõ việc cập nhật tình trạng pháp lý trong cơ sở dữ liệu đăng ký doanh nghiệp với việc doanh nghiệp thực sự hoàn thành toàn bộ nghĩa vụ tài chính. Cơ chế xử lý khi cơ quan thuế không có ý kiến trong thời hạn luật định là một quy định về trình tự, thủ tục hành chính; không thể được hiểu là cơ chế miễn nợ thuế hoặc hợp thức hóa hành vi khai báo không trung thực.
Điều 210 Luật Doanh nghiệp cũng quy định trách nhiệm về tính trung thực, chính xác của hồ sơ giải thể. Trường hợp hồ sơ không chính xác, giả mạo, những người có trách nhiệm phải liên đới thanh toán các quyền lợi của người lao động chưa được giải quyết, số thuế chưa nộp, các khoản nợ khác chưa thanh toán và chịu trách nhiệm cá nhân trước pháp luật trong thời hạn luật định kể từ ngày nộp hồ sơ giải thể.
Vì vậy, cơ chế giải thể phải được nhìn nhận trên cả hai phương diện: tạo thuận lợi cho doanh nghiệp thực hiện quyền rút lui khỏi thị trường và bảo đảm trách nhiệm của người quản lý đối với các nghĩa vụ còn tồn tại.
Một số kiến nghị hoàn thiện pháp luật và tổ chức thực hiện
Thứ nhất, cần có quy trình rà soát nghĩa vụ thuế riêng đối với doanh nghiệp ngừng hoạt động dài hạn.
Cơ quan thuế nên thực hiện việc phân loại theo từng nhóm: doanh nghiệp còn hoạt động; doanh nghiệp tạm ngừng; doanh nghiệp không còn hoạt động tại địa chỉ đăng ký; doanh nghiệp đã ngừng hoạt động nhiều năm và có nhu cầu giải thể. Việc phân loại giúp tránh áp dụng cùng một quy trình xử lý cho những doanh nghiệp có tình trạng pháp lý và khả năng khắc phục hoàn toàn khác nhau.
Thứ hai, cần chuẩn hóa việc xác định thời hiệu xử phạt theo từng hành vi và từng kỳ thuế.
Trước khi ban hành quyết định xử phạt, cơ quan có thẩm quyền cần xác định rõ hành vi vi phạm cụ thể; thời điểm thực hiện và chấm dứt hành vi; căn cứ pháp lý áp dụng tại thời điểm vi phạm; thời hiệu xử phạt; trường hợp áp dụng quy định chuyển tiếp; số lượng hành vi và nguyên tắc xử lý nhiều hành vi. Việc xác định đầy đủ các yếu tố này không chỉ bảo vệ quyền của doanh nghiệp mà còn bảo đảm tính hợp pháp của quyết định xử phạt.
Thứ ba, cần có hướng dẫn thống nhất về khôi phục hồ sơ kế toán khi doanh nghiệp đã ngừng hoạt động nhiều năm.
Trong trường hợp không còn bản gốc, doanh nghiệp cần được hướng dẫn khai thác dữ liệu từ cơ quan thuế, ngân hàng, tổ chức tín dụng, đối tác giao dịch, đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử và các nguồn dữ liệu hợp pháp khác. Việc khôi phục hồ sơ nên được thực hiện theo nguyên tắc xác định được giao dịch, nguồn dữ liệu và mức độ tin cậy của tài liệu thay thế, thay vì chỉ tập trung vào yêu cầu xuất trình bản gốc đã thất lạc.
Thứ tư, cần làm rõ ranh giới giữa nghĩa vụ kế toán và điều kiện giải thể.
Mọi yêu cầu bổ sung hồ sơ của cơ quan quản lý phải gắn với một căn cứ pháp luật cụ thể và mục đích quản lý hợp pháp. Nếu tài liệu thiếu liên quan đến việc xác định nghĩa vụ thuế, cần làm rõ nội dung cần xác minh. Nếu vi phạm đã hết thời hiệu xử phạt, cần áp dụng đúng hậu quả pháp lý của việc hết thời hiệu. Nếu doanh nghiệp còn khoản nợ thuế, phải xác định chính xác số nợ, căn cứ phát sinh và phạm vi trách nhiệm. Không nên biến yêu cầu khắc phục hồ sơ kế toán thành một điều kiện giải thể bổ sung mà Luật Doanh nghiệp không quy định.
Thứ năm, cần tăng cường cơ chế phối hợp và trách nhiệm phản hồi của cơ quan quản lý.
Cơ chế tại Điều 64 Nghị định 168/2025/NĐ-CP đã quy định thời hạn phản hồi của cơ quan thuế. Cần tổ chức thực hiện nghiêm túc, đồng bộ và có khả năng theo dõi tiến độ trên môi trường điện tử. Đối với trường hợp chưa thể xác nhận hoàn thành nghĩa vụ thuế, cơ quan thuế cần thông báo rõ những khoản nghĩa vụ còn tồn tại, căn cứ pháp lý và hướng xử lý, thay vì chỉ đưa ra yêu cầu chung chung như khôi phục toàn bộ hồ sơ hoặc tiếp tục kê khai mà không xác định phạm vi cụ thể.
Kết luận
Giải thể doanh nghiệp không đơn thuần là một thủ tục hành chính, mà là giai đoạn kết thúc vòng đời pháp lý của một chủ thể kinh doanh. Pháp luật có trách nhiệm bảo đảm rằng việc kết thúc đó không trở thành công cụ để trốn tránh nghĩa vụ với Nhà nước, người lao động, chủ nợ và các bên liên quan. Nhưng đồng thời, pháp luật cũng phải bảo đảm doanh nghiệp được thực hiện quyền giải thể khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện luật định.
Đối với những doanh nghiệp đã ngừng hoạt động nhiều năm, thất lạc chứng từ kế toán, cần tránh hai cách tiếp cận cực đoan. Một mặt, không thể cho rằng doanh nghiệp không còn hoạt động thì được miễn toàn bộ nghĩa vụ thuế, kế toán và trách nhiệm pháp lý. Mặt khác, cũng không thể mặc nhiên yêu cầu doanh nghiệp khắc phục mọi thiếu sót trong quá khứ, chịu mọi khoản phạt phát sinh từ các kỳ kê khai cũ mà không xem xét thời hiệu, căn cứ xử phạt và quy định chuyển tiếp.
Nguyên tắc cần được bảo đảm là: nghĩa vụ nào còn tồn tại thì phải thực hiện; vi phạm nào còn thời hiệu thì xử lý theo quy định; vi phạm nào đã hết thời hiệu thì phải áp dụng đúng hậu quả pháp lý; tài liệu nào còn thời hạn lưu trữ thì phải xác định trách nhiệm bảo quản và khắc phục; doanh nghiệp đáp ứng đầy đủ điều kiện giải thể thì phải được giải quyết theo trình tự pháp luật.
Một môi trường kinh doanh lành mạnh không chỉ được đánh giá bằng số lượng doanh nghiệp được thành lập, mà còn bằng khả năng để những doanh nghiệp không thể tiếp tục hoạt động được rút lui khỏi thị trường một cách minh bạch, có trật tự và đúng pháp luật.
Quyền thành lập doanh nghiệp cần được bảo đảm. Quyền giải thể doanh nghiệp khi đủ điều kiện luật định cũng cần được tôn trọng. Quản lý nhà nước phải nghiêm minh, nhưng sự nghiêm minh đó phải luôn nằm trong giới hạn của pháp luật.
TÀI LIỆU THAM KHẢO VÀ CĂN CỨ PHÁP LÝ
1. Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 ngày 17/6/2020, được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 76/2025/QH15 ngày 17/6/2025; đặc biệt các Điều 207, 208, 209 và 210.
2. Nghị định số 168/2025/NĐ-CP ngày 30/6/2025 của Chính phủ về đăng ký doanh nghiệp; đặc biệt Điều 64 và Điều 65.
3. Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 ngày 10/12/2025; đặc biệt các Điều 17, 21, 44, 52 và 53.
4. Luật Xử lý vi phạm hành chính số 15/2012/QH13, được sửa đổi, bổ sung, trong đó có Luật số 88/2025/QH15 ngày 25/6/2025; đặc biệt Điều 6.
5. Nghị định số 118/2021/NĐ-CP ngày 23/12/2021 của Chính phủ, được sửa đổi, bổ sung, quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Xử lý vi phạm hành chính.
6. Nghị định số 125/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế, hóa đơn, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 310/2025/NĐ-CP ngày 02/12/2025.
7. Luật Kế toán số 88/2015/QH13 ngày 20/11/2015; đặc biệt các Điều 40, 41 và 42.
8. Nghị định số 174/2016/NĐ-CP ngày 30/12/2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Kế toán; đặc biệt các Điều 37, 38, 39, 41, 42 và 43.
9. Nghị định số 41/2018/NĐ-CP ngày 12/3/2018 của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán độc lập; đặc biệt các Điều 3, 6 và 15.
10. Nghị định số 132/2026/NĐ-CP ngày 06/4/2026 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 41/2018/NĐ-CP.
TẠ TUẤN
